Popularne programy do obiegu dokumentów

Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwykły, papierowy sposób jest powolny oraz zawodny, ze względu między innymi na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się zawieruszyć workflow.

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Mówiąc ogólnie pojęcie to jest stosowane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Programy te pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Dla przykładu można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz nazwiska pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Następnie dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają znowu do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji dyspozycji (na przykład pozwalają na nocleg (noclegi zakopane) w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to swoiste cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozważenia jest również kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.