Niejedna firma w RP ma ogromną liczbę dokumentów – co uczynić, gdy nie są już potrzebne? I co z innymi jednostkami?

Kiedy ktoś zakłada w Rzeczypospolitej firmę, nie zawsze wie, jak wiele różnych dokumentów będzie musiał gromadzić i składować. Poczynając od różnych pism pism z urzedów, pozwoleń, faktur, aż po akta pracowników i korespondencję. Gdzieś należy je przechowywać. A kiedy nie są już potrzebne? Niszczenie dokumentów nie jest jednak tak łatwą sprawą.

Przede wszystkim trzeba oddzielić te archiwalne i wciąż użyteczne, od tych niepotrzebnych. Następnie pamiętać o tym, że niszczenie (zobacz obowiązki) dokumentów musi odywać się w określony sposób. Nie można ich po prostu złożyć i dać na śmietnik. Muszą zostać odpowiednio pocięte, tak, aby nie dało się odczytać z nich żadnych danych – to niezwykle ważne przy tzw. danych wrażliwych. Ciekawym rozwiązaniem na oddanie dokumentacji, która nie zawiera tak ważnych informacji jest recykling dokumentów. Okazuje się, iż to nic ciężkiego do zrobienia, nie wymaga wiele zachodu, a niepotrzebny papier może być raz jeszcze przetwarzany.

Sprawdź też: profesjonalne niszczenie dokumentów - oferta firmy Destroy



Ponadto – wasza firma nie musi się tym zajmować sama! W dzisiejszych czasach w naszym kraju jest kilka firm, które recykling dokumentów mają w swojej ofercie. Najczęściej jest to tak, iż firma dostarcza do danego zakładu swoje zaplombowane kartony i umiejscawia je w ważnych miejscach biura (idealnym miejscem najczęściej jest pomieszczenie ksero). Zatrudnione w firmie osoby mogą do nich wrzucać niepotrzebny, zużyty papier. Kiedy pudła się wypełniają, firma od recyklingu odbiera je z biura. Co istotne – później niszczy (ciekawostka – można poprosić, aby ten proces był sfilmowany!), a właściciel dostaje certyfikat. Nieco inna sprawa ma się z instytucjami państwowymi i placówkami oświaty.

Więcej: dokumentów w firmie Destroy

Te muszą nade wszystko robić brakowanie dokumentów. Na czym to polega? Trzeba oddzielić dokumenty, nie będące już ważne czasowo (np. – arkusze ocen). Zasadniczo brakowanie dokumentów powinno być przeprowadzane raz do roku, bywa jednak, że czyni się to nie tak często (najczęściej dotyczy do jednakże niewielkich składnic). Bardzo istotną informacją w powyższym zagadnieniu jest to, iż, aby tego typu dokumenty zniszczyć, zgodę musi najpierw wyrazić dyrektor danej placówki.